Στον Οδηγό του Προγράμματος, καθώς και στα βοηθητικά έντυπα / οδηγίες χρήσης της ψηφιακής πλατφόρμας, περιγράφονται αναλυτικά τα στοιχεία που θα δηλωθούν κατά την εξαργύρωση και θα τεκμηριώσουν την πληρωμή της ιδιωτικής δαπάνης.
Επισημαίνεται ότι οι σχετικές προδιαγραφές αναφέρονται στο τι πρέπει να καταγραφεί στη δήλωση εξαργύρωσης (ψηφιακή πλατφόρμα Προγράμματος) και όχι στο τι θα αναγράφεται πάνω στο φυσικό/ηλεκτρονικό τιμολόγιο που έχει ήδη εκδοθεί.
Το τιμολόγιο θα πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία και πληροφορίες που προβλέπονται από τις οικείες φορολογικές διατάξεις. Το Πρόγραμμα δεν επιβάλλει συγκεκριμένες προδιαγραφές επί της μορφής/στοιχείων του τιμολογίου (όπως σφραγίδα του Προγράμματος κλπ.). Αντίθετα επιβάλλει τη σύνδεση του τιμολογίου, των πληρωμών για την εξόφλησή του και των σχετικών επιταγών του προγράμματος μέσω της δήλωσης εξαργύρωσης.
Σε κάθε περίπτωση, ο δικαιούχος υποχρεούται να φυλάξει το παραστατικό, καθώς και την τεκμηρίωση της εξόφλησής του, και να τα έχει διαθέσιμα προς επίδειξη σε τυχόν έλεγχο που θα πραγματοποιήσει το Πρόγραμμα.
Κατά την εξαργύρωση μίας επιταγής, στη δήλωση λοιπών πληρωμών εξόφλησης ενός τιμολογίου ζητείται η καταχώρηση του Τύπου Πληρωμής (π.χ έμβασμα) καθώς ο μοναδικός κωδικός που εκδίδει το τραπεζικό ίδρυμα/ ίδρυμα πληρωμής και χαρακτηρίζει μοναδικά/ ταυτοποιεί τη συγκεκριμένη συναλλαγή (transaction_ID).
Οι μοναδικοί κωδικοί συναλλαγών (transaction_IDs) εμφανίζονται στα extrait των κινήσεων και στις αναλυτικές πληροφορίες του web banking πελάτη και προμηθευτή.
Στην ειδική περίπτωση, όπου το τραπεζικό ίδρυμα δεν διαθέτει αυτή την πληροφορία και δεν είναι εφικτή η συμπλήρωσή της, οι προμηθευτές στη δήλωσή τους μπορεί να αντικαθιστούν τον κωδικό αυτό με το ακόλουθο αλφαριθμητικό (string):
ΕΕΕΕΜΜΗΗ_ΙΒΑΝ
Όπου:
“ΕΕΕΕ” = έτος (τετραψήφιο)
“ΜΜ” = μήνας (από 01 έως 12)
“ΗΗ” = ημέρα του μήνα (από 01 έως 31)
“_” = διαχωριστικός χαρακτήρας
“ΙΒΑΝ” = το πλήρες ΙΒΑΝ του λογαριασμού του προμηθευτή στον οποίο έγινε η πληρωμή (όλοι οι χαρακτήρες).
